1. กลุ่มเป้าหมาย

ก่อนจะจัดกิจกรรม Event Marketing ในช่วง Summer หรือช่วงไหนก็ตาม เราจำเป็นต้องรู้ก่อนว่า กลุ่มเป้าหมายที่จะมาร่วมงานคือใคร เป็นเจ้าของกิจการ เป็นนักธุรกิจ นักลงทุน เป็นแฟรนไชส์ หรือถ้าเป็นผู้บริโภค ก็ต้องรู้ เพศ อายุ การทำงาน คนโสด มีครอบครัวแล้ว ผู้สูงอายุ กลุ่มข้าราชการ พนักงานโรงงาน พ่อค้าแม่ค้า นิสิตนักศึกษา ฯลฯเราต้องรู้อย่างชัดเจนว่า กลุ่มเป้าหมายเป็นใคร เพราะเราจะต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก

2 วัตถุประสงค์ของการจัดกิจกรรม Event Marketing

การจัดกิจกรรม Event Marketing ต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพื่อจะทำให้การกิจกรรมต่างๆออกมาได้ตรงกับความต้องการ เช่น ต้องการที่จะเปิดตัวธุรกิจ เปิดตัวสินค้า เป็นงานแสดงสินค้า เมื่อทราบวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนแล้ว ก็จะทำให้การวางรูปแบบของงานออกมาเหมาะสม เช่น ต้องการจัดกิจกรรม Event Marketing เพื่อเปิดตัวสินค้า ก็จะมีไฮไลท์การนำเสนอที่ตัวสินค้า มีกิจกรรมทดลองสินค้า หรือมีสินค้าทดลองมาแจก รวมถึงการเลือกใช้อุปกรณ์ เช่น จะใช้สกายทูป หรือ ตุ๊กตาลมโบกมือ กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัด หากส่วนนี้ไม่ชัดจัด Event ไปก็ไม่เกิดประโยชน์

3 งบประมาณในการจัดกิจกรรม Event Marketing

ในการจัดงาน เมื่อมีการวางแผนที่ดี รู้กลุ่มเป้าหมาย รู้วัตถุประสงค์ของการจัดงานที่ชัดเจนแล้ว จะช่วยให้ประหยัดงบประมาณไปได้มาก ทั้งเราก็สามารถปรับรูปแบบให้ตรงกับงบประมาณที่มีได้ เช่น พูดคุยกับสปอนเซอร์ในการเพิ่มกิจกรรมที่จะทำให้สินค้าหรือบริการของเขามีความโดดเด่นขึ้น น่าสนใจ โดยอาจจะขอเพิ่มสินค้าทดลอง หรือมีของแจก มีกิฟวอยเชอร์ มีบัตรส่วนลด บัตรสมาชิก VIP ให้กับลูกค้าที่สามารถนำไปใช้เป็นส่วนลดหรือของแถม ก็จะเป็นการกระตุ้นยอดขายและเป็นการสร้างสีสันในการจัดกิจกรรม Event Marketing ให้ลูกค้าอยากมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม ทำให้ภาพการจัดงานออกมาดี ผู้ร่วมงานก็ได้รับความสนุกสนาน และความประทับใจในการจัดงาน และยังได้ของรางวัลติดมือกลับบ้าน นอกจากกิจกรรมจะปังแล้วยังเซฟงบประมาณในการจัดงานได้อีกด้วยด้วย 4 เลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะกับสภาพอากาศ.

4 เลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะกับสภาพอากาศ

นอกจากจำนวนคนที่มาร่วมงานเป็นตัวกำหนดสถานที่ในการจัดงานแล้ว การจะจัดกิจกรรม Event Marketing ให้ออกมาดี ถูกใจผู้ร่วมงาน ต้องดูสภาพดินฟ้าอากาศร่วมด้วย หากเป็นช่วงที่มีอากาศร้อน การจัดกิจกรรมในช่วงกลางวัน ต้องจัดในที่ที่มีอากาศเย็นสบาย มีความร่มรื่นของธรรมชาติ อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงอย่างมากคือ สถานที่จอดรถ ผู้มาร่วมงานต้องมีที่จอดรถสะดวก และมีร่มเงาบดบังแสงแดด บอกได้เลยว่า สถานที่จอดรถเป็นส่วนสำคัญอย่างมากที่ผู้ร่วมงานจะตัดสินใจไปร่วมงานหรือไม่ และยิ่งอากาศร้อนๆ ผู้ร่วมงานจะมีความกังวลเกี่ยวกับสถานที่จอดรถมากที่สุด

5 เลือกวันเวลาที่กลุ่มเป้าหมายสามารถมาร่วมกิจกรรม Event Marketing ได้

หากต้องการให้มีผู้ร่วมงานเป็นจำนวนมาก เพื่อสร้างความคึกครื้นให้กับงาน ก็ควรจะเลือกจัดกิจกรรม Event Marketing ในวันหยุด หรือช่วงเลิกงาน เพราะอากาศจะเริ่มเย็นลงแล้ว ผู้ร่วมงานก็จะมีเยอะขึ้น ทำให้การจัดกิจกรรม Event Marketing ดูคึกครื้น ถ้าไปเลือกจัดกิจกรรมในวันธรรมดา ช่วงเวลาทำงานปกติ บอกเลยว่ายากที่จะมีคนเข้ามาร่วมงานตามจำนวนที่เราต้องการ เพราะฉะนั้น วันเวลา จัดกิจกรรม Event Marketing สำคัญเช่นกัน

6 ประชาสัมพันธ์อย่างทั่วถึง ทั้งออฟไลน์และออนไลน์

การประชาสัมพันธ์ เป็นการจัดกิจกรรม Event Marketing เพื่อให้ได้ผล ต้องประชาสัมพันธ์ทั้งออฟไลน์และออนไลน์ เพื่อให้เข้าถึงกลุ่มลูกค้าได้เป็นจำนวนมาก เป็นการเพิ่มโอกาสให้คนได้รู้จักกิจกรรมในวงกว้าง เพราะบางคนไม่เล่นโซเชียลมีเดีย แต่บางคนชอบที่จะหาข้อมูลในโซเชียลมีเดีย เราจึงควรประชาสัมพันธ์ให้ครอบคลุมทุกด้าน เพราะการประชาสัมพันธ์การจัดกิจกรรม Event Marketing ก็เหมือนการทำโฆษณาแบรนด์หรือธุรกิจไปในตัวด้วยจึงได้ประโยชน์ถึงสองต่อ และการประชาสัมพันธ์การจัดกิจกรรม Event Marketing ยังช่วยให้คนเข้ามาร่วมกิจกรรมได้ตรงตามจำนวนที่วางไว้ ได้กลุ่มเป้าหมายที่ตรงกลุ่มที่วางไว้ได้อีกด้วย กุญแจสำคัญในการจัด Event Marketing ให้ประสบความสำเร็จนอกเหนือจากหน้าที่ของการตลาดแล้วยังหมายรวมถึงคนในบริษัทที่ต้องมีส่วนร่วมในกิจกรรม ช่วยประชาสัมพันธ์ในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถทำได้ Event Marketing ยิ่งสนุก ยิ่งมีสีสัน ยิ่งได้รับการตอบรับที่ดี ได้รับการบอกต่อ และแน่นมันก็ส่งผลต่อแบรนด์ธุรกิจของเรานั่นเอง